Najczęściej popełniane błędy w dokumentach przy składaniu wniosków w sprawach legalizacji pobytu w Polsce

Termin złożenia wniosku

Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE wraz z kompletem dokumentów trzeba złożyć najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Pamiętaj, że jeżeli zabraknie dokumentów uważanych za braki formalne i nie zostaną one dostarczone w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania – wniosek pozostanie bez rozpoznania. Nie ma zaś dolnego limitu w zakresie terminu składania wniosku o zezwolenie pobytowe i z punktu widzenia minimalizacji ryzyka – warto składać wniosek jak najwcześniej. 

Wniosek

Wniosek powinien być wypełniony w języku polskim.

Uwaga! Wniosek musi być własnoręcznie podpisany!

Przed wypełnieniem wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę pozyskaj wszystkie dane pracodawcy (Nazwa/Imię Nazwisko, adres siedziby lub zamieszkania, numery NIP, REGON, KRS lub PESEL), kopie dowodu osobistego, jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna, oraz uzgodnij warunki zatrudnienia (m.in. typ umowy, wynagrodzenie). Poza tym, w przypadku zezwolenia na pobyt i pracę, konieczne jest pozyskanie od pracodawcy opinii starosty. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Legalna praca.

Złożenie wniosku

Składając wniosek należy pamiętać, by dołączyć dokumenty bez braków formalnych – dopiero wówczas otrzymamy pieczątkę i zostanie wszczęte postępowanie. Dopilnuj, by dostać pieczątkę na czas (czyli najpóźniej przed ubiegiem terminu ważności wizy lub karty czasowego pobytu)!

Cudzoziemiec ma obowiązek oddania odcisków palców w trakcie postępowania o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy.

Uwaga! Cudzoziemcowi odmawia się wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy, gdy przy składaniu wniosku o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy nie złożył odcisków linii papilarnych w celu wydania karty pobytu, choć był do tego obowiązany (art. 99 ust. 1 pkt 11).

Uwaga! Cudzoziemiec powyżej 6 roku życia musi osobiście stawić się przy złożeniu wniosku.

Uzupełnienie wniosku

Informacje o konieczności uzupełnienia wniosku mogą być nadane listem. Upewnij się, że masz kluczyk do swojej skrzynki pocztowej, regularnie ją sprawdzaj, a jeżeli przyjdzie awizo – zgłoś się na pocztę po odbiór pisma.

W przypadku wystąpienia braków formalnych, należy je uzupełnić je w ciągu 7 dni od momentu odbioru wezwania do uzupełnienia wniosku.

Pamiętaj, iż wszystkie dokumenty, składane do Wydziału Spraw Cudzoziemców w celu legalizacji pobytu, powinny być napisane w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Lista tłumaczy przysięgłych

Dokumenty powinny być składane w kserokopiach wraz z oryginałami do wglądu.

Zdjęcia

4 zdjęcia, które dołączasz do wniosku w ramach postępowania, powinny być kolorowe, nieuszkodzone, o wymiarach 45x35 mm, wykonane w ciągu ostatnich 6 miesięcy na jednolitym jasnym tle, mające dobrą ostrość oraz pokazujące wyraźnie oczy i twarz od wierzchołka głowy do górnej części barków; twarz ma zajmować 70-80% fotografii; fotografia ma przedstawiać osobę patrzącą na wprost z otwartymi oczami, nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami.

Cudzoziemiec z wrodzonymi lub nabytymi wadami narządu wzroku może dołączyć fotografię przedstawiającą go w okularach z ciemnymi szkłami. W takim przypadku należy dołączyć dokumenty potwierdzające niepełnosprawność, a w przypadku ich braku – oświadczenie cudzoziemca o niepełnosprawności.

Cudzoziemiec, noszący nakrycie głowy zgodnie z zasadami swojego wyznania, może dołączyć fotografię w nakryciu głowy, o ile wizerunek twarzy jest w pełni widoczny. W takim przypadku należy dołączyć oświadczenie cudzoziemca o przynależności do określonej wspólnoty wyznaniowej.

Kopia paszportu

Do Wojewody Mazowieckiego składa się 2 kopie wszystkich wypełnionych stron w paszporcie (m.in. wszystkie wizy, pieczątki, notatki). Jeżeli składasz wnioski w innym województwie, sprawdź, jakie są wymagania w tamtejszym urzędzie. Może tak być, iż wojewoda wymaga kopii wszystkich stron paszportu (niezależnie od tego, czy są one wypełnione, czy też nie).

Informacja starosty

Test rynku pracy albo informacja starosty, właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca, o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych podmiotu powierzającego wykonanie pracy cudzoziemcowi w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, jeżeli są one wymagane, muszą być wydane nie wcześniej niż 180 dni przed złożeniem wniosku. Trzeba starać się o takie dokumenty przynajmniej z miesięcznym wyprzedzeniem w stosunku do planowanego terminu złożenia wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (sam test rynku pracy trwa minimum 14 dni, maksimum 21 dni, konieczne jest też uwzględnienie czasu na odbiór dokumentu z Urzędu Pracy lub wysłanie dokumentu pocztą). Uwaga! Dokument ten składa się w oryginale.

Umowa z pracodawcą

Przed podpisaniem umowy sprawdź wszystkie dane w niej zawarte:

• Dane pracodawcy
• Dane pracownika
• Czy warunki zawarte w umowie zgadzają się z zezwoleniem na pracę, oświadczeniem o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi lub informacją starosty:
  • Typ umowy
  • Stanowisko
  • Data rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • Wysokość wynagrodzenia

Pamiętaj, że jeśli w umowie jest wpisane, że pracodawca zapewnia mieszkanie dla pracownika – jest to częścią wynagrodzenia, a za tym idzie dodatkowe opłacanie składek i podatku od rynkowej wartości wynajmu tego lokalu.

Aby otrzymać zezwolenia na pobyt czasowy i pracę Twoje miesięczne wynagrodzenie nie może być niższe niż 543 złotych netto/miesiąc, a jeżeli masz w Polsce małżonka lub małoletnie dzieci, znajdujące się na Twoim utrzymaniu – 457 złotych netto na każdą osobę znajdująca się na Twoim utrzymaniu.

Dokumenty potwierdzające posiadanie zapewnionego miejsca zamieszkania (np. poświadczenie zameldowania, umowa najmu mieszkania, umowa użyczenia lub oświadczenie osoby uprawnionej do władania lokalem mieszkalnym o zapewnieniu cudzoziemcowi miejsca zamieszkania)

Podpisując umowę najmu lub umowę użyczenia, upewnij się, iż osoba wyjmująca faktycznie jest właścicielem mieszkania lub jest upoważniona do podnajmu lokalu. Sprawdzić to można przez pozyskanie numeru księgi wieczystej mieszkania oraz sprawdzenie na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości lub przedstawienie podpisanego przez właściciela mieszkania upoważnienia do podnajmu lokalu. Warto zawrzeć numer księgi wieczystej w treści samej umowy najmu.

Deklaracja podatkowa PIT za poprzedni rok

Składając deklarację podatkową PIT za poprzedni rok, należy także złożyć potwierdzenie złożenia dokumentu do Urzędu Skarbowego. Może to być np. potwierdzenie z Urzędu Skarbowego o przyjęciu dokumentu, potwierdzenie nadania, jeżeli PIT był wysłany pocztą lub wydruk elektronicznego potwierdzenia, jeżeli wysyłałeś PIT drogą elektroniczną.

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach

Dokument uzyskuje się w Urzędzie Skarbowym, właściwym według miejsca zamieszkania. Zaświadczenie takie może być wydane nawet jeżeli nie posiadasz jeszcze numeru NIP albo numeru PESEL. Ten dokument składa się w oryginale.

Potwierdzenie posiadania ubezpieczenia zdrowotnego

Jeżeli cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę – jako potwierdzenie ubezpieczenia będzie służyć ZUS RCA lub potwierdzenie przelewów do ZUS. 

W przypadku, gdy cudzoziemiec pracuje na podstawie umowy o dzieło, takim potwierdzeniem ubezpieczenia zdrowotnego może być polisa ubezpieczeniowa, pokrywająca koszty leczenia. Taka polisa może być zakupiona poza Polską, jednak trzeba pamiętać, że – jak i reszta dokumentów – potrzebuje wówczas tłumaczenia przysięgłego na język polski, jednak zakup ubezpieczenia w Polsce z reguły jest tańszy niż tłumaczenie przysięgłe ubezpieczenia zakupionego zagranicą.

Zaświadczenie o przyjęciu na studia

Zaświadczenie o przyjęciu na studia powinno zawierać dane uczelni, dane studenta, informacje o trybie nauczania, datę rozpoczęcia i zakończenia nauki, warunki nauki – odpłatne czy nieodpłatne –oraz wysokość opłat za semestr. Ten dokument składa się w oryginale. Przy wypełnieniu zaświadczenia warto skorzystać z wzoru formularza, opracowanego przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Przebieg postępowania

W trakcie postępowania do Twojego mieszkania mogą przyjść przedstawiciele Urzędu Wojewódzkiego, Policji oraz Straży Granicznej. W przypadku, gdy nie zastaną Cię w domu – mogą prosić o kontakt i stawiennictwo osobiste.

Wojewoda powinien informować stronę o dniu zakończenia postępowania (także wtedy, kiedy postępowanie zostanie przedłużone).

Wykonywanie pracy w trakcie postępowania (po zakończeniu terminu ważności wizy/karty)

Pamiętaj, iż możesz rozpocząć pracę tylko wtedy, gdy masz spełnione łącznie 3 kryteria:

• Przebywasz na terytorium RP na podstawie tytułu pobytowego, uprawniającego do wykonywania pracy,
• Posiadasz zezwolenie lub inny odpowiedni dokument pozwalający na wykonywanie pracy,
• Masz podpisaną umowę z pracodawcą zgodnie z tym zezwoleniem.