Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Od początku 2012 r., oprócz tradycyjnej metody zawiązywania i rejestracji spółki z o.o., istnieje możliwość skorzystania z uproszczonego trybu, tj. z tzw. trybu S24, dostępnego zarówno dla obywateli polskich, jak i cudzoziemców. Zawiązanie i rejestracja spółki z o.o. S24 odbywa się przez Internet za pośrednictwem strony Ministerstwa Sprawiedliwości https://ems.ms.gov.pl. Umowa spółki sporządzana jest z wykorzystaniem wzorca umowy, a nie w formie aktu notarialnego. Do podpisania dokumentów wystarczy posługiwać się zwykłym podpisem elektronicznym (login i hasło do systemu).

Preferowana forma działalności	Dla wspólników chcących: ograniczyć swoją odpowiedzialność za zobowiązania spółki do wysokości środków zaangażowanych w spółkę tytułem wkładów; zachować prawo współdecydowania o losach spółki – wspólnik może współdecydować o losach spółki poprzez udział w zgromadzeniu oraz wykonywanie prawa głosu; zachować bezpośrednią kontrolę nad prowadzeniem spraw spółki – wspólnikom przysługuje prawo indywidualnej kontroli i jedynie w przypadku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć ich indywidualną kontrolę.
Cel	Spółka z o.o. może być utworzona w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Firma	Może być obrana dowolnie, powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.
Właściwy rejestr	Rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Sąd rejonowy właściwy miejscowo dla siedziby spółki. Wniosek musi być złożony przed upływem sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. W przypadku przekroczenia tego terminu umowa spółki ulegnie rozwiązaniu, zaś wniosek zostanie oddalony.
Wspólnicy	Jeden lub większa liczba podmiotów, którymi mogą być zarówno osoby fizyczne, osoby prawne, jak i jednostki organizacyjne, nie posiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznała zdolność prawną. Uwaga: Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie może założyć – jako jedyny wspólnik – inna jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednoosobowa sp. z o.o. może jednak wtórnie stać się jedynym wspólnikiem sp. z o.o. poprzez nabycie wszystkich udziałów w sp. z o.o. Sp. z o. o. może być także założona przez jedną osobę fizyczną, jednak w tym przypadku należy liczyć się z kosztami ZUS analogicznymi do tych ponoszonych przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Umowa spółki	Co do zasady – forma aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Jednakże umowa spółki z o.o. (tzw. S24) może być również zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z o.o., udostępnianego w systemie teleinformatycznym (https://ems.ms.gov.pl). Zawarcie takiej umowy spółki wymaga rejestracji (założeniu konta) w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości, wypełnienie formularza koniecznymi danymi i opatrzenie ich podpisem elektronicznym.
Reprezentacja spółki w organizacji (przed zarejstrowaniem w KRS)	Reprezentowana jest przez zarząd powołany w umowie spółki albo w drodze później podjętej uchwały zgromadzenia wspólników. Nie ma żadnych przeszkód, aby zarząd, powołany na etapie organizacyjnym istnienia spółki, działał nadal w niezmienionym składzie osobowym także po uzyskaniu przez spółkę wpisu w KRS. Spółka z o.o. w organizacji może również być reprezentowana przez pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.
Wkład wspólników	Mogą one mieć postać pieniężną bądź niepieniężną (aport), jednakże w spółce S24, na etapie rejestracji wnosić można jedynie wkłady pieniężne. Dopiero podwyższenie kapitału zakładowego, dokonywane po wpisie spółki do rejestru, będzie mogło być pokryte wkładami pieniężnymi lub niepieniężnym. Przedmiot aportu może stanowić to, co przedstawia określoną wartość ekonomiczną, jest zbywalne, może zajmować w bilansie spółki pozycję aktywu i może być poddane egzekucji. Jako wkład niepieniężny można wnieść m.in. prawo własności (rzeczy, nieruchomości), prawo użytkowania wieczystego czy przedsiębiorstwo. Przedmiotem wkładu do spółki kapitałowej nie może być natomiast prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług. Co do zasady, muszą zostać wniesione w całości przed rejestracją spółki w KRS, jednakże w spółce S24 wkłady mogą być wniesione także po rejestracji spółki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki do KRS.
Udział wspólników w zyskach i w stratach	Wspólnik ma prawo do udziału w zysku, wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników. Zysk przypadający wspólnikom dzieli się w stosunku do udziałów. Umowa spółki może przewidywać inny sposób podziału zysku. Wspólnicy nie uczestniczą bezpośrednio w pokrywaniu strat spółki. Jednakże zysk przeznaczony do wypłaty wspólnikom w danym roku należy pomniejszyć o niepokryte straty.
Kapitał zakładowy	Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5.000 złotych. Wartość nominalna udziału to minimum 50 złotych. Kapitał zakładowy spółki dzieli się na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej (decyduje umowa spółki). Udziały o równej wartości nominalnej są częściej spotykane – wówczas wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział. Udziały o nierównej wartości nominalnej są rzadziej spotykane – wówczas wspólnik może posiadać tylko jeden udział. Co do zasady, musi być opłacony w całości przed rejestracją spółki w KRS.
Organy	Zarząd – prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje; składa się z jednej lub większej liczby osób fizycznych; nie istnieją ograniczenia czasowe, dotyczące trwania kadencji. Zgromadzenie Wspólników – ma kompetencje do rozstrzygania spraw określonych przepisami prawa lub umową spółki; protokół ze zgromadzenia wspólników co do zasady sporządzany jest w formie pisemnej; dla zaprotokołowania uchwał o zmianie umowy spółki konieczna jest forma aktu notarialnego. Rada Nadzorcza lub Komisja Rewizyjna – sprawuje stały nadzór nad spółką we wszystkich dziedzinach jej działalności (obowiązek ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej powstaje tylko w większych spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 zł, a jednocześnie wspólników jest więcej niż 25).
Opodatkowanie	Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) oraz podatku akcyzowego
Składki ZUS	Wspólnik w spółce z o.o. nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu, więc nie jest on zobowiązany do uiszczania składek. Obowiązek rozliczenia się z ZUS wystąpi jednak, gdy wspólnik będzie pracownikiem lub zleceniobiorcą spółki. Jednakże jedyny wspólnik w jednoosobowej spółce z o.o. jest już uznawany przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, w konsekwencji czego podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu; wówczas należy liczyć się z kosztami ZUS analogicznymi do tych ponoszonych przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Spółka będzie płatnikiem składek, jeżeli będzie ona zatrudniać pracowników lub zleceniobiorców.
Odpowiedzialność spółki	Spółka odpowiada za swoje zobowiązania całym swoim majątkiem, bez żadnych ograniczeń.
Odpowiedzialność wspólników	Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Ich ryzyko ogranicza się do środków zaangażowanych w spółkę tytułem wkładów lub dopłat.
Odpowiedzialnośc członków zarządu	Odpowiedzialność wobec wierzycieli spółki: z tytułu podania fałszywych danych w oświadczeniu o pokryciu kapitału zakładowego (jeśli wniesiono wkłady niepełne, pozorne, zawyżono aporty etc.) – solidarnie przez 3 lata od zarejestrowania spółki lub podwyższenia jej kapitału, z tytułu bezskutecznej egzekucji z majątku spółki, chyba że: we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowania upadłościowe, niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz gdy niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło bez winy członka zarządu, pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.

Czynności niezbędne do założenia spółki z o.o.:

1. Zawarcie umowy w formie aktu notarialnego.

Notarialna forma umowy spółki nie dotyczy spółki S24, której zawiązanie i rejestracja odbywa się przez Internet

Uwaga: Przy podpisywaniu umowy spółki, ustanowieni na mocy jej postanowień członkowie zarządu (lub ci, którzy dopiero mają być powołani w skład zarządu) mogą złożyć uwierzytelnione notarialnie wzory podpisów, które trzeba będzie załączyć do zgłoszenia spółki w sądzie rejestrowym.

Koszty związane z wizytą u notariusza:

1. Wynagrodzenie notariusza, tzw. taksa notarialna – wysokość taksy notarialnej uzależniona jest od wysokości kapitału zakładowego spółki. Przy minimalnej wysokości kapitału taksa wyniesie 160 zł (plus VAT);
2. Sporządzenie wypisów z aktu (co najmniej trzy sztuki). Koszt sporządzenia wypisu to 6 zł (plus VAT) za każdą rozpoczętą stronę aktu. Praktyką niektórych notariuszy jest to, że za każdy egzemplarz umowy powyżej 5 stron pobierają 30 zł (plus VAT) za sztukę;
3. Notariusz pobierze podatek od czynności cywilnoprawnych, który następnie przekaże do właściwego urzędu skarbowego. Podstawą opodatkowania będzie wartość kapitału zakładowego spółki. Stawka podatku od umowy spółki wynosi 0,5%;
4. Poświadczenie notarialne wzorów podpisów członków zarządu wspólników – 20 zł (plus VAT) za podpis. Alternatywą jest złożenie podpisu w obecności pracownika sądu rejestrowego, co jest wolne od opłat.

2. Wniesienie wkładów przez wspólników na pokrycie całego kapitału zakładowego.

W przypadku spółki S24 można tego dokonać po zarejestrowaniu spółki w KRS, jednakże nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki do KRS.

3. Rejestracja spółki z o.o. w KRS.

Wniosek o wpis powinien trafić do sądu rejestrowego (sądu rejonowego, wydziału gospodarczego KRS) właściwego ze względu na siedzibę spółki, której wpis dotyczy.

Wniosek może być najwcześniej złożony już w dniu zawiązania spółki, a najpóźniej – przed upływem sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. W przypadku przekroczenia tego terminu – umowa spółki ulegnie rozwiązaniu, zaś wniosek zostanie oddalony.

Podpisy na wszystkich dokumentach składanych do KRS powinni złożyć wszyscy członkowie zarządu. W tym przypadku niedopuszczalne jest reprezentowanie spółki przez pełnomocnika ustanowionego jednomyślną uchwałą wspólników.

Rejestracja spółki z o.o. w trybie tradycyjnym

1. Podstawowy formularz wniosku to KRS-W3. Do niego trzeba dołączyć niezbędne załączniki KRS-WE, KRS-WK, KRS-WM i ewentualnie dodatkowe formularze, w zależności od konkretnego stanu faktycznego, np. KRS-WL – niezbędny w razie powołania prokurenta (prokurentów). W takim wypadku do wniosku należy również dołączyć uchwałę zarządu o powołaniu prokurenta i skierowane do niego pismo o udzieleniu prokury. KRS-WA – przydatny w przypadku, gdy spółka będzie posiadać oddział lub oddziały.
2. Załączniki „papierowe” – dokumenty, na podstawie których dokonuje się wpisu do KRS składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.
   • Umowa spółki – wypis z aktu notarialnego,
   • Oświadczenie wszystkich członków zarządu o wniesieniu przez wszystkich wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego (np. „Działając jako zarząd spółki pod firmą XYZ sp. z o.o. z siedzibą w ABC, niniejszym oświadczamy, stosownie do art. 167 § 1 pkt 2 K.s.h., że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione”.),
   • Dowód ustanowienia członków zarządu z wyszczególnieniem składu osobowego w przypadku, gdy nie nastąpiło to w umowie spółki (uchwała zgromadzenia wspólników),
   • Podpisana przez wszystkich członków zarządu lista wspólników, zawierająca ich imiona i nazwiska (ew. firmy) oraz liczby i wartości nominalne udziałów każdego ze wspólników. Zgłoszenie spółki jednoosobowej powinno zawierać ponadto wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem,
   • Wzory podpisów członków zarządu i prokurentów – uwierzytelnione notarialnie bądź złożone przed sądem,
   • Wykaz wszystkich członków zarządu wraz z adresami zamieszkania,
   • W przypadku powołania prokurenta – uchwała zarządu o powołaniu prokurenta i skierowane do niego pismo o udzieleniu prokury,
   •  Dowód uiszczenia opłat: sądowej (500 zł) oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). Sumę powyższych kwot należy wpłacić na rachunek właściwego sądu rejestrowego (sądu rejonowego), bądź osobiście w kasie sądu.

Rejestracja spółki z o.o. w trybie S24

System, który umożliwia rejestrację spółki w trybie S24, dostępny jest na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Z systemu mogą korzystać obywatele polscy i cudzoziemcy. W przypadku cudzoziemców wskazują oni w systemie fakt nieposiadania obywatelstwa polskiego, wówczas numer PESEL nie jest wymagany przy rejestracji konta. Trzeba natomiast w każdym przypadku określić dowód tożsamości, jakim posługuje się osoba fizyczna. System, poza dowodem osobistym, umożliwia wskazanie na tymczasowy dowód osobisty, tymczasowe zaświadczenie tożsamości, kartę stałego pobytu, dokument tożsamości cudzoziemca, kartę pobytu czasowego i paszport.

1) Rejestracja użytkowników w systemie:

• Osoba, która będzie korzystać z systemu, musi się w nim zarejestrować (założyć konto).
• Zakładając konto, osoba wskazuje swoje dane i uwierzytelnia je, podając swój login i hasło.
• Uwaga: Login i hasło stanowią zwykły podpis elektroniczny, który służy zarówno do logowania do systemu, jak i podpisywania dokumentów.

2) Zawarcie umowy spółki i złożenie wniosku o wpis.

• Wniosek rejestrowy, umowa spółki i inne niezbędne dokumenty są tworzone bezpośrednio w systemie i przesyłane sądowi.
• Z zawarciem umowy spółki mamy do czynienia po wprowadzeniu wszystkich koniecznych danych do systemu i opatrzeniu ich podpisem elektronicznym.
• W trakcie rejestracji niezbędne jest współdziałanie wspólników (ustalenie treści umowy i jej podpisanie) oraz członków zarządu (podpisanie listy wspólników, oświadczenia w sprawie wniesienia wkładów oraz wniosku rejestrowego).
• Uwaga: W chwili składania wniosku wszystkie osoby podpisujące muszą znajdować się przy tym samym komputerze w celu podpisania dokumentów (wniosku).
• Podpisanie umowy spółki przez pierwszego wspólnika powoduje brak możliwości zmiany treści umowy w systemie.
• W czynnościach związanych ze złożeniem wniosku do KRS, członków zarządu może wyręczyć pełnomocnik, który przygotowuje na swoim koncie użytkownika wszystkie dokumenty, które wspólnicy/członkowie zarządu podpisują, a następnie pełnomocnik procesowy opłaca i podpisuje wniosek.
• Swoboda ustalania treści umowy jest ograniczona do wariantów uregulowań dostępnych w systemie. Aby świadomie zatem wybierać spośród dostępnych wariantów, konieczna jest przynajmniej podstawowa znajomość instytucji, które uregulowane są w umowie spółki z o.o.

3) Opłacenie wniosku i przesłanie go do sądu.

• Opłacenie wniosku jest jednym z etapów składania go za pośrednictwem systemu i następuje poprzez system eCard. Obecnie opłata manipulacyjna wynosi ok. 14 zł. Doliczana jest ona do opłaty za rejestrację spółki (500 zł) i opłaty za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł).
• Rozpoznanie wniosku przez sąd rejestrowy powinno nastąpić, co do zasady, w ciągu 24 godzin – stąd skrót S24.

4) Po uzyskaniu wpisu w KRS nowo powstała spółka z o.o. powinna:

• Złożyć wniosek o przyjęcie do akt rejestrowych wzorów podpisów członka/-ów zarządu, złożonych wobec sądu albo poświadczonych notarialnie. Dotyczy to sytuacji, gdy wkłady zostały wniesione w trakcie procedury zawiązywania i rejestracji spółki z o.o. Wniosek ten jest wolny od opłat.
• Wnieść wkłady (jeżeli nie zostały wniesione podczas rejestracji spółki) w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS. W takim przypadku do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o przyjęcie do akt rejestrowych wzorów poświadczonych podpisów członków zarządu, trzeba złożyć również oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione. Podlega on opłacie sądowej w kwocie 40 zł. Dowód wpłaty należy dołączyć do oświadczenia.
• Złożyć deklarację PCC-3 oraz obliczyć i wpłacić podatek od czynności cywilnoprawnych w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki.

4. Zgłoszenie danych uzupełniających w urzędzie skarbowym.

• Dane uzupełniające to dane niezbędne dla US, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) i ZUS. Są to dane nieujawniane w KRS lub dane, którymi przedsiębiorca nie dysponuje jeszcze w momencie składania wniosku do tego rejestru. Dane uzupełniające przekazuje się na formularzu NIP-8, składanym we właściwym miejscowo US, najpóźniej w terminie 7 dni od daty rejestracji w KRS, zaś US w imieniu spółki przekazuje dane uzupełniające do ZUS i GUS.

5. Dokonanie zgłoszenia do ZUS.

1. ZUS utworzy za spółkę konto płatnika składek, na którym rozliczane będą składki na poszczególne ubezpieczenia za wszystkie zatrudniane osoby, podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom, oraz sporządzi za nią dokumenty zgłoszeniowe (ZUS ZPA, ZUS ZAA, ZUS ZBA), pod warunkiem poprawnego i dokładnego wypełnienia wniosku w KRS w zakresie danych podstawowych oraz zgłoszenia w urzędzie skarbowym, w terminie 7 dni od daty rejestracji w KRS, wypełnionego druku NIP-8. Po utworzeniu konta płatnika składek pozostanie obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń zatrudnionych osób, a także członków ich rodzin w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.
2. Jedyny wspólnik spółki z o.o. podlega ubezpieczeniom na zasadach obowiązujących przedsiębiorców. Wspólnik, jako ubezpieczony, zobowiązany jest do opłacania składek na własne ubezpieczenia. Powinien sam zgłosić się w ZUS jako ubezpieczony – formularz ZUS ZUA – jeśli podlega zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i ubezpieczeniu zdrowotnemu albo ZUS ZZA – jeśli podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenia siebie do ubezpieczeń należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Ubezpieczenie chorobowe jest dla tego wspólnika dobrowolne.
3. Status wspólnika dwuosobowej i liczniejszej spółki z o.o. nie rodzi wobec takiej osoby obowiązku ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.