Warunki formalne pełnomocnictwa

Strona postępowania administracyjnego może udzielić pełnomocnictwa w formie:

Pisemnej

Pełnomocnik ma obowiązek dołączyć do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.

Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów, wykazujących ich umocowanie, np. odpis z KRS, z którego wynika, że osoba, która udzieliła im pełnomocnictwa, jest uprawniona do reprezentowania osoby prawnej.

W przypadku, gdy organ administracji publicznej ma wątpliwości co do podpisu strony, może zażądać jego urzędowego poświadczenia.

Dokumentu elektronicznego

Pełnomocnictwo takie powinno być uwierzytelnione za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie o podpisie elektronicznym, profilu zaufanego ePUAP, albo innych technologii, używanych w systemie teleinformatycznym przez podmiot publiczny do realizacji zadań publicznych, chyba że przepisy odrębne przewidują obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego.

Ustnej

Poprzez złożenie przez mocodawcę oświadczenia przed organem administracji, który wpisuje owo oświadczenie do protokołu.

KPA w art. 33 § 4 przewiduje przypadek, który upoważnia organ administracji do uznania danej osoby za pełnomocnika strony bez konieczności przedstawiania pełnomocnictwa. Jest to tzw. pełnomocnictwo domniemane, które oparte jest na łącznym spełnieniu trzech przesłanek, wymienionych poniżej. Należy podkreślić, że każda z przesłanek ma uznaniowy charakter i to, czy została spełniona, zależy od uznania przez organ, że:

1. Sprawa załatwiana przez organ należy do spraw „mniejszej wagi”;	Można przyjąć, że sprawa mniejszej wagi to czynność, która nie pociąga za sobą poważniejszych skutków, np. przeglądanie akt sprawy, odebranie zaświadczenia czy korespondencji, złożenie dokumentów;
2. W charakterze pełnomocnika występuje członek najbliższej rodziny lub domownik strony;	Najbliższa rodzina to małżonek, rodzice, dzieci, rodzeństwo, powinowaci pierwszego stopnia oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Domownikami strony są zamieszkujący z nią w jednym mieszkaniu lub domu jej krewni i powinowaci. Co do zasady, osoby obce dla strony, np. współlokator, który nie należy do kręgu krewnych czy powinowatych, nie jest uważany za domownika, chyba że został przez stronę włączony do wspólnoty domowej i prowadzi z nią wspólne gospodarstwo.
3. Organ nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.