Ślub cywilny – formalności i dokumenty niezbędne do zawarcia małżeństwa

Cudzoziemiec obowiązany jest przedstawić kierownikowi USC następujące dokumenty:

• zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, wydane przez właściwy organ w kraju cudzoziemca lub przedstawicielstwo dyplomatyczne, albo postanowienie sądu rejonowego, zwalniające od obowiązku przedłożenia takiego zaświadczenia,
• dokument stwierdzający tożsamość (do wglądu), np.:
  • ważny paszport,
  • jeśli cudzoziemiec mieszka w Polsce - kartę czasowego pobytu, kartę stałego pobytu lub kartę rezydenta długoterminowego UE,
  • jeśli cudzoziemiec ma w Polsce status uchodźcy - Genewski Dokument Podróży (Travel Document), który wystawia Szef Urzędu do spraw Cudzoziemców,
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej, dokonanej na konto urzędu, w którym odbędzie się ceremonia, w wysokości 84 zł.

Dodatkowe dokumenty, obowiązujące obydwie strony:

• w przypadku wdowy i wdowca – odpis skrócony aktu zgonu lub odpis prawomocnego orzeczenia sądu o stwierdzeniu zgonu lub uznaniu za zmarłego poprzedniego małżonka;
• w przypadku osoby rozwiedzionej – odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie lub prawomocny wyrok sądu orzekający o rozwodzie;
• w przypadku osoby, której małżeństwo zostało unieważnione – odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o unieważnieniu małżeństwa, albo odpis prawomocnego orzeczenia sądu o unieważnieniu małżeństwa;
• w przypadku osoby, której małżeństwo zostało uznane za nieistniejące – odpis prawomocnego orzeczenia sądu ustalającego nieistnienie małżeństwa.

Jeżeli orzeczenia, o których mowa powyżej, zostały wydane przez zagraniczny sąd (lub inne zagraniczne organy), kierownik USC może udzielić ślubu tylko wtedy, gdy takie orzeczenie jest skuteczne w Polsce. Orzeczenia sądów państw obcych, wydane w sprawach cywilnych, podlegają uznaniu z mocy prawa, chyba że istnieją przeszkody określone w art. 1146 Kodeksu Postępowania Cywilnego, np. orzeczenie nie jest prawomocne w państwie, w którym zostało wydane lub orzeczenie nie podlega uznaniu, bowiem byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego RP.

Jeżeli w/w orzeczenia wymagają uznania ich skuteczności na obszarze Polski, należy przedstawić kierownikowi USC postanowienie sądu okręgowego, ustalające, że dane orzeczenie podlega uznaniu. Związane jest to z koniecznością wcześniejszego złożenia wniosku o stwierdzenie wykonalności orzeczenia zagranicznego. Wniosek taki podlega opłacie stałej w wysokości 300 zł (art. 24 ust. 1 ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych) i należy go wnieść do właściwego sądu okręgowego wraz z niezbędnymi załącznikami, zgodnie z art. 1447 i nast. Kodeksu Postępowania Cywilnego.

• w przypadku osoby niepełnoletniej (kobiety między 16 a 18 rokiem życia, mężczyzny przed 21 rokiem życia) – zezwolenie sądu rodzinnego na zawarcie małżeństwa;
• oświadczenie o nazwisku, jakie małżonkowie będą nosić po ślubie oraz o wyborze nazwiska dla dzieci pochodzących z tego małżeństwa;
• pisemne zapewnienie każdego z państwa młodych, że nie wie o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (druk wypełnia się na miejscu, w USC).

Do każdego dokumentu w języku obcym trzeba załączyć tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Uwaga! Cudzoziemiec, nie posługujący się biegle językiem polskim, powinien zgłosić się do USC w towarzystwie tłumacza przysięgłego, który musi być obecny także podczas udzielenia ślubu.

Lista tłumaczy przysięgłych

Małżeństwo można zawrzeć najwcześniej po upływie 1 miesiąca od złożenia dokumentów w urzędzie. Kierownik USC może zezwolić na ślub przed upływem tego terminu, jeżeli przemawiają za tym ważne okoliczności, np. życie jednej z osób jest zagrożone.

Na podstawie dostarczonych dokumentów oraz pisemnych zapewnień, kierownik USC sporządza zaświadczenie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Wydawane jest ono narzeczonym na potrzeby ślubu konkordatowego lub pozostaje w urzędzie, jeśli młoda para chce wziąć ślub cywilny. Zaświadczenie to jest ważne 6 miesięcy, a bezskuteczny upływ tego terminu powoduje konieczność ponownego ubiegania się przez zainteresowanych o nowe zaświadczenie (art. 4¹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego).

Świadkowie ślubu cywilnego muszą być pełnoletni, mieć przy sobie dowody tożsamości i mówić po polsku (jeżeli nie mówią, konieczna jest obecność tłumacza przysięgłego). Świadkowie mogą być tej samej płci.

Niezwłocznie po zawarciu ślubu kierownik USC sporządza akt małżeństwa.

Dokonywane przez kierownika USC czynności urzędowe, jak również wydawane przez niego zaświadczenia, odpisy oraz zezwolenia podlegają opłacie skarbowej. Wobec tego należy być przygotowanym na następujące opłaty:

• opłata skarbowa za sporządzenie aktu małżeństwa – 84 zł;
• opłata za każdy przedstawiony odpis skrócony (np. odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie, odpis aktu zgonu współmałżonka) – 22 zł;
• opłata za zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa przez obywateli Polski poza granicami kraju – 38 zł;
• opłata za decyzję przyspieszenia miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie małżeństwa – 39 zł.