Doręczenia pism w przypadku ustanowienia pełnomocnika

Od chwili ustanowienia pełnomocnika strona działa za jego pośrednictwem z pełnym skutkiem prawnym, wobec tego również wszystkie pisma doręcza się pełnomocnikowi, a nie stronie. Przepis 40 §2 KPA nie dopuszcza żadnych wyjątków i obarcza organy administracyjne, prowadzące postępowanie, obowiązkiem doręczania wszystkich pism procesowych (orzeczeń decyzji i postanowień), pełnomocnikowi ustanowionemu w sprawie.

Należy o tym pamiętać, ponieważ praktyka urzędów bywa różna (np. doręczają pisma i stronie, i pełnomocnikowi), a skuteczne doręczenie pisma pociąga za sobą doniosłe konsekwencje, np. od dnia skutecznego doręczenia liczy się termin na wniesienie środka odwoławczego. W KPA nie ma przepisu, który stanowiłby podstawę prawną do doręczania pism bezpośrednio stronie reprezentowanej przez pełnomocnika. Wprawdzie nie ma też takiego zakazu, ale jednoczesne doręczenie pisma stronie i pełnomocnikowi oznacza jedynie, że strona jest poinformowana o treści pisma, natomiast skutki prawne, związane z doręczeniem (a więc np. rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia środka odwoławczego), powstają dopiero z datą doręczenia przez organ pisma pełnomocnikowi.

Jeśli strona ustanowiła kilku pełnomocników - konieczne będzie wskazanie jednego z nich jako upoważnionego do odbioru pism. Wyboru dokonuje strona, a gdy tego nie uczyni - dokona tego za nią organ prowadzący postępowanie w sprawie. Strona, która zamieszkuje za granicą, ma obowiązek do ustanowienia zamieszkałego w kraju pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenia następują za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Uprawnienia takiego pełnomocnika ograniczają się jedynie do przyjmowania pism skierowanych do strony i nie jest on uprawniony do podejmowania jakichkolwiek innych działań w postępowaniu. Konsekwencją niewskazania w/w pełnomocnika lub nieodebrania pisma od doręczyciela jest pozostawianie dokumentów przeznaczonych dla strony w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, z zastrzeżeniem jednak, że stronę należy o tym pouczyć. Strona powinna być również pouczona m.in. o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem. Takich pouczeń organ musi dokonać przy pierwszym doręczeniu. Oznacza to, że pierwsze pismo kierowane do strony musi być wysłane za granicę i doręczone do jej rąk, według przepisów o doręczaniu pism osobom tam zamieszkałym. Wobec tego, jeżeli organ w pierwszym piśmie, kierowanym do strony, zapomni pouczyć ją o obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń, albo jeżeli pierwszego pisma w sprawie nie wyśle na zagraniczny adres strony, wówczas nie ma on prawa do zastosowania rygoru „doręczenia przez złożenie do akt” (40 § 4 i 5 KPA).